Ist zwischen den Parteien vereinbart, dass der Mieter für die Nebenkosten monatlich einen Abschlag/ eine Vorauszahlung leistet, so ist der Vermieter verpflichtet, hierüber abzurechnen.
Die Nebenkostenabrechnung muss schriftlich erfolgen und in sich schlüssig und nachvollziehbar sein. Es müssen der Abrechnungszeitraum, der Verteilerschlüssel und die Gesamtkosten angegeben werden. Ebenso müssen die geleisteten Vorauszahlungen mit den angefallenen Kosten verrechnet werden. Zwar ist der Vermieter nicht verpflichtet, Belege der Abrechnung beizulegen, jedoch hat jeder Mieter ein Recht auf Einsichtnahme dieser Belege.
Da diese Voraussetzungen häufig nicht eingehalten werden, führt dies zu einer Vielzahl von unwirksamen Nebenkostenabrechnungen.
Der Vermieter kann jedoch nur innerhalb von 12 Monaten nach dem Abrechnungszeitraum abrechnen. Bei einer Nebenkostenabrechnung, die nicht innerhalb dieser Abrechnungsfrist erfolgt, kann der Mieter eine ggf. anstehende Nachzahlung verweigern. Ein Guthaben kann der Mieter jedoch trotzdem fordern.
